ファイルには大きく分けて、書類に「穴を開けてとじるファイル」と「穴を開けずにとじるファイル」があります。「穴を開けてとじるファイル」では、2穴パンチなどを使って書類に穴を開け、その穴にとじ具を通すことによって書類を保持します。
「穴を開けてとじるファイル」は、ファイルの大きさを必要最小限にすることができるため、限られたスペースに効率よくたくさんの書類を保管できるのがメリットです。一方で、穴を開けるのに手間がかかってしまう、というデメリットがあります。
基本的には、なるべく場所をとらずに書類を収納したい場合、また閲覧する頻度はそれほど高くないけれど長い期間保管したい、という書類に向いています。「穴を開けてとじるファイル」には、以下のような種類があります。
■チューブファイル
「パイプ式ファイル」「キングファイル」とも呼ばれるファイルで、真っ直ぐで長いとじ足が特徴です。表紙が硬く丈夫なため、長期間の保存にも耐えることができます。
メリット
大容量タイプが多く、大量の書類を効率よく収納できます。
デメリット
とじ具の近くが開きにくいため、頻繁に見返したい書類には向きません。
おすすめ用途
オフィスなどで、大量＆長期に保存が必要な伝票類などを保管するのに向いています。
チューブファイルのラインアップ
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■フラットファイル
紙製の表紙で、プラスチックのとじ具を備えたものが一般的です。
メリット
安価で求めやすい価格が魅力です。また、コンパクトでスリムなので場所をとらず、軽いので持ち運びにも適しています。
デメリット
一度とじた書類の順番を入れ替えるのはやや面倒です。また表紙が紙製のものは、使用状況によっては傷みやすいという弱点があります。
おすすめ用途
ランドセル等に入れて持ち運ぶことの多い、学校や塾のプリント整理などに適しています。
フラットファイルのラインアップ
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■リングファイル
輪（リング）状のとじ具を備えたファイルです。書類をめくりやすいというメリットがある一方、リングがある分だけファイルの表紙や背幅が大きくなる傾向があります。
メリット
書類をとじたままでもめくりやすく、閲覧しやすいのが最大のメリットです。また、好きな場所でページの差し替えを行うことができます。
デメリット
ファイル全体が大きくなりがちです。また、めくる頻度が高いと、書類がリング穴に接する部分から破れてしまうことがあります。
おすすめ用途
見返すことや更新する頻度の高いマニュアル類などに適しています。
リングファイルのラインアップ
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豆知識：ファイルとバインダーの違いって？
学生時代によくお世話になった、ルーズリーフをとじるための文具は「バインダー」という名前でした。なぜ「ルーズリーフファイル」ではなく「ルーズリーフバインダー」なのでしょう？そもそも「ファイル」と「バインダー」はとてもよく似ているように思えますが、何が違うのでしょうか。
日本ファイル・バインダー協会では、ファイルを「おおむね記録済みの文書をとじるもの」、バインダーを「おおむね未記録のとじ穴のある用紙をとじるもの」と定義しています。パソコンなどで作成し、プリンターで印刷した書類はすでに「記入が済んでいるもの」なので、それをとじる文具は「ファイル」になります。
一方、ルーズリーフは自分で書き込むものなので、記入前の状態でまとめます。そのため、ルーズリーフをとじる文具は「ファイル」ではなく「バインダー」という名前になっているのです。